ClaDoc home
Dokumenten-Archivierung und -Verwaltung
 
     
Info Infos

 
  Daten-Sicherheit
 
 
Was wir für die Sicherheit Ihrer Daten tun.

Gerade bei einer Software für Archivierung spielt die Sicherheit der Daten eine ganz besondere Rolle. Zwei Kriterien sind dabei besonders wichtig und ausschlaggebend bei der Wahl der richtigen Software.

1. Sicherheit gegen Datenverlust.

Ein Datenverlust kann durch Fehler bei der Bedienung oder technische Störungen verursacht werden.

Fehlbedienungen sind bei ClaDoc weitgehend ausgeschlossen durch einfache und logische Bedienfunktionen sowie Rückmeldungen bei kritischen Vorgängen. Trotzdem kann es  aber  passieren, dass z.B ein Ordner mit allen seinen Unterordnern und den Dokumenten irrtümlich  gelöscht wurde. Da ClaDoc die Daten jedoch nicht unwiderruflich löscht, sondern in den Papierkorb verschiebt, können die Daten in der Regel wiederhergestellt werden.

Technische Störungen treten zwar selten auf, kommen aber immer wieder vor, z.B durch Stromausfall, Absturz des Betriebssystems oder Netzwerkausfall. Damit verbunden ist dann oft ein unwiderruflicher Datenverlust. Da ClaDoc eine Datenbank verwendet, kann sie in solchen Fällen beschädigt oder selten auch zerstört werden.

Bei jedem Programmstart oder der Auswahl eines anderen Verzeichnisses legt ClaDoc deshalb eine Kopie der Datenbank an. Es werden bis zu 6 zeitlich zurückliegende Kopien angelegt. Diese Kopien können Sie im Programm auswählen und als aktuelle Datenbank wiederherstellen.

Sollte eine Wiederherstellung der Datenbank nicht funktionieren oder sogar die Datenbank und alle Kopien verlorengegangen sein, ermöglicht ClaDoc die Rekonstruktion einer Datenbank anhand der noch vorhandenen Verzeichnisse.


2. Sicherheit der Langzeitarchivierung

Unter Langzeitarchivierung versteht man die Erfassung, die langfristige Aufbewahrung und die Erhaltung der dauerhaften Verfügbarkeit von Informationen.

Daten, die auf digitalen Datenträgern gespeichert sind, können in relativ kurzer Zeit nicht mehr lesbar sein ("digitales Vergessen"). Die Ursachen für diesen Informationsverlust sind die begrenzte Haltbarkeit der Trägermedien und der schnelle Medien- und Systemwandel. Bei der Umgehung dieser Schranken bereiten unter anderem proprietäre Formate Probleme.

ClaDoc verwendet das Datenbankformat der Microsoft Jet Engine, eine relationale Datenbank-Engine für Windows-Betriebssysteme. Die Vorteile liegen in der einfachen Installation und Portabilität der erzeugten Datenbank, die nur aus einer einzelnen Datei besteht. Im Gegensatz zu Server basierten Datenbanksystemen, die eine aufwändige Installation und Administration erfordern.

In dieser Datenbank werden die Ablagestruktur und Metadaten der einzelnen Dokumente gespeichert. Die Dokumente selbst werden in einer Ablagestruktur gesondert abgelegt, die der verwendeten Struktur aus Aktenschrank, Ordner, Register und Dokument entspricht.

Der Datenbankaufbau sowie die Ablagestruktur werden vollständig offengelegt. Eine Beschreibung finden Sie im Handbuch von ClaDoc.

Die Microsoft Jet Engine hat ein proprietäres Format und ist damit abhängig von der weiteren Entwicklung und Unterstützung bei Microsoft.
Wir arbeiten deshalb an der Entwicklung eines offenen und standardisierten Datenbanksystems. Schon jetzt werden die gesamten Daten der Datenbank von ClaDoc zusätzlich im weltweit standardisierten XML-Format gespeichert. Damit ist die Verfügbarkeit der Daten auch langfristig gesichert. Das XML-Format wird z.B. auch von Microsoft Office und Open Office verwendet und gewinnt immer mehr Bedeutung bei der offenen Speicherung von Daten.


Was SIE tun müssen.

Sehr wichtig für die Sicherheit Ihrer Daten vor Datenverlust ist eine regelmäßige Datensicherung. Auch die Daten von ClaDoc sollten in diese Sicherung mit einbezogen werden. Entsprechende Überlegungen und Konzepte finden Sie vielfältig im Internet.

 

Copyright ©2017 Claus Automation  Pfeil Impressum  Pfeil Datenschutz  Pfeil Kontakt