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Dokumenten-Archivierung und -Verwaltung
 
     
  Funktionen

 
  ClaDoc deckt alle Anforderungen bezüglich Eingabe, Archivierung, Volltextsuche und Datensicherung ab.
ClaDoc bietet Ihnen u. a. folgende Funktionen:

 
Eingabe Eingabe
  • von ClaDoc aus direkt aus dem Dateisystem des Computers,
  • vom Windows-Datei-Explorer aus durch 'Senden an ClaDoc',
  • durch Drag-and-Drop einer Datei auf den ClaDoc-Ordner 'SendToClaDoc',
  • aus einer Anwendung durch 'Speichern unter..' im ClaDoc-Ordner 'SendToClaDoc',
  • von ClaDoc aus durch Einlesen einer Vorlage mit einem Scanner und Speichern als durchsuchbare PDF/A-1b, BMP-, PNG-, JPG-, TIF-, TIF LZW-Datei,
  • Einlesen einer Vorlage mit einem Scanner und Senden an den ClaDoc-Ordner 'SendToClaDoc'.
 


Aktenschrank

Ordner

Register

Dokument
Archivierung
  • Aktenschrank: Auf der obersten Stufe legen Sie einen Aktenschrank oder weitere Aktenschränke an, z.B. Firma, Privat, Fotos usw.
  • Ordner: Jeder Aktenschrank enthält einen oder mehrere Ordner, z.B. könnte der Aktenschrank 'Privat' die Ordner Wohnung, Kfz, Versicherungen usw. enthalten.
  • Register: Jeder Ordner enthält ein oder mehrere Register, z.B. enthält ein Ordner Versicherungen die Register Krankenversicherung, Unfallversicherung, Lebensversicherung usw.
  • Dokumente: Unter dem Register werden die einzelnen Dokumente abgelegt. Die einzelnen Dokumente können mit einem Titel und Schlagwörtern versehen werden.
 
Brille Suche
  • Der gesamte Datenbestand kann nach Dateiname, Titel und Schlagwörtern durchsucht werden. Zusätzlich steht eine Volltextsuche zur Verfügung, bei der die Dokumente direkt nach dem eingegebenen Suchwort durchsucht werden. Die Suche lässt sich auch auf einzelne Aktenschränke, Ordner oder Register beschränken.
 
Diskette Datensicherung
  • ClaDoc legt alle Angaben zu einem Dokument in einer Datenbank ab. Die Dokumente werden als Kopie der Originaldatei in einem eigenen Verzeichnis gespeichert. Der Speicherort von Datenbank und Dokumentenverzeichnis ist frei wählbar. Dieser Speicherort kann auf einem beliebigen Laufwerk (auch im Netzwerk) liegen. Es wird eine regelmäßige Datensicherung empfohlen.
 
Netz Netzwerk
Die Datenbank kann auf einem Netzwerkrechner oder Server angelegt werden.


 

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