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Dokumenten-Archivierung und -Verwaltung
 
     
Erdrückende Ordner Der Umgang mit Dokumenten und Dateien ist eine Herausforderung.

ClaDoc bietet sich als elektronisches Archiv an, das wichtige Dateien verwaltet, um sie jederzeit wieder zur Verfügung zu stellen.

Sehen Sie hier einige Verweis Screenshots.



Aktenschrank
Aktenschrank

Ordner
Ordner

Register
Register

Gliederung mit Aktenschrank, Ordner und Register

Die Einarbeitungszeit in ClaDoc ist extrem niedrig, weil das Konzept so eingängig ist. Jeder kann sofort mit ClaDoc arbeiten. Eine Schulung muss niemand absolvieren. Meist reichen einige  Minuten aus, um das Konzept von ClaDoc zu verstehen.

Bereits bei der Wahl der Gliederungsebenen geht ClaDoc so visuell vor, dass der Benutzer jederzeit ein hilfreiches Bild vor Augen hat. Im Programm lassen sich zunächst Aktenschränke aufstellen. In einem Aktenschrank stehen Ordner. Ein Ordner kann wiederum mehrere Register enthalten. In einem Register legt ClaDoc dann die einzelnen Dateien ab.

 



Scanner
Wie kommen die Texte in das Programm?

Es gibt zwei Möglichkeiten, um Dokumente in ClaDoc zu übernehmen. Liegen Briefe, Rechnungen und Belege nur in Papierform vor, können sie direkt aus dem Programm heraus eingescannt werden. Dabei speichert das Programm die Scans in Bildformaten wie BMP, JPG, PNG oder TIF ab. TIF-Bilder können auch mehrseitige Dokumente enthalten.
Ebenso ist die Konvertierung in das Dokumentenformat PDF/A-1b möglich.

Alternativ dazu übernimmt ClaDoc Dateien, die bereits auf dem Rechner vorhanden sind. Dabei spielt der Dateityp keine Rolle. Office-Dateien können demnach ebenso leicht in die Datenbank eingebunden werden wie z.B. PDF-Handbücher, E-Mails, ZIP-Archive, Grafiken, Fotos, Videos usw.

Passend zu jeder archivierten Datei erfasst ClaDoc auch noch Anmerkungen und Stichwörter. Diese Anmerkungen lassen sich später mit in eine Suche einbeziehen.
 
 
  Datensicherheit

Wichtige Kriterien bei der Wahl einer Software für Archivierung sind Datensicherheit und langfristige Verfügbarkeit. Welche Vorteile Ihnen dazu das Programm ClaDoc bietet, erfahren Sie unter Verweis Datensicherheit

 

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